노션 학원 관리 템플릿, 왜 쓰게 됐는지부터
학원 자동화 컨설팅을 하다 보니까 요청이 계속 들어오더라고요. 그때마다 하나하나 맞춰 드리다가, 아예 노션 학원 관리 템플릿을 만들어버렸습니다. 지금까지 오셨던 학원들에서 나온 니즈랑, 제가 따로 공부한 자동화 내용까지 같이 넣어뒀어요. 기능이 꽤 많아서, 이 글에서는 전체 흐름이랑 꼭 알아두면 좋은 부분만 정리해볼게요.
템플릿 전체 구조 한눈에 보기
상단에는 페이지 이름이랑 신규 학생 등록하기 버튼이 있어요. 이 버튼은 두 가지 용도로 쓰입니다. 설문 링크를 학생한테 보내서 직접 입력하게 할 때도 있고, 학부모님과 내방해서 상담하면서 등록할 때는 이 버튼 눌러서 열리는 설문을 학원에서 채워 넣는 식이에요. 제출하면 그대로 신규 학생으로 들어갑니다.
페이지 목록은 블록이라 위치 마음대로 바꿔도 됩니다. 다만 데이터베이스는 이 템플릿의 뼈대라서 건드리거나 지우면 안 됩니다. 하나만 없어져도 오류 나기 쉽거든요.
STUDENT ANALYTICS로 현황 보기
옆에 있는 STUDENT ANALYTICS에서는 이번 달·올해 기준으로 신규 몇 명, 레벨 테스트 중 몇 명, 휴원·퇴원이 몇 명인지 한 번에 볼 수 있어요. 전체 재원생 수부터 과목별 반 구성, 담당 선생님, 수업 시간, 학생 수까지 한 페이지에서 파악할 수 있게 만들어뒀습니다. 같은 과목이 월·수 따로 있으면 요일별로 구분돼서 보이도록 자동화해 두었어요. 이걸 쓰려면 자동화 설정은 따로 해주셔야 합니다.
학생 매니지먼트와 성적
학생 매니지먼트 뷰는 원하는 형태로 바꿔 쓰시면 되고, 저는 입학 시 내신·모의고사 평점을 자동으로 계산되게 넣어뒀어요. 신규 등록할 때 국·영·수 내신이랑 모의고사 점수 넣으면 평균이 자동으로 채워지니까, 보기만 해도 어느 정도 수준인지 감이 옵니다.
신규 학생 등록부터 입학 처리까지
문의 오면 설문지 링크부터 보내는 걸 추천해요. 설문 위치는 학생 데이터베이스 → 양식 작성기에 있고, 양식 공유에서 “웹에 있는 모든 사용자”로 바꾼 뒤 링크만 복사해서 학부모님·학생에게 넘기면 됩니다. 이름, 전화번호, 노션 이메일(과제·피드백용으로 노션 초대하는 학원이 많아서 넣었어요), 학교, 생년월일, 보호자 성함·연락처, 국·영·수 내신·모의고사 점수 정도만 받고, 수강료·레벨 테스트일·입학일은 학원에서 나중에 입력하는 식으로 두면 됩니다.
설문 제출 후 학원에서 하는 일
제출되면 신규 상담 페이지에 그대로 들어옵니다. 생년월일 넣으면 학년은 수식으로 자동 계산되고, 상담 신청일도 자동으로 찍혀요. 레벨 테스트일·입학일, 수강 과목, 상태(신규 → 레벨 테스트 → 재원)만 학원에서 채우면 됩니다. 레벨 테스트 날짜만 넣어도 자동화가 걸려 있어서 달력에 뜨고, 해당 페이지로 넘어가게 되어 있어요. 면담 내용은 오늘의 알림이나 댓글로 남기시면 되고, 레벨 테스트 점수는 신규 입학 버튼 쪽에서 시험일·과목(또는 “레벨 테스트”로 통일)·점수·피드백 입력해서 남겨두실 수 있습니다.
상담 내역은 댓글이나 학생이 안 보는 영역에 두는 걸 추천해요. 나중에 학부모님께 페이지 링크 보낼 때 노출될 수 있거든요.
재원생 반 관리: 출석, 과제, 테스트
과목별 반 페이지에서는 담당 교사, 요일·시간, 수강생 수가 보이고, 과목 공지사항을 한 번 입력해 두면 나중에 그 수업 듣는 학생 학부모님께 문자·알림톡 보낼 때 그대로 불러와서 쓸 수 있어요. 출석은 출석·지각·결석 중 하나만 선택하면 되고, 그 과목이 출석 항목에 반드시 포함돼 있어야 합니다. 수강생 목록에서 결석한 학생 빼고 출석·지각한 학생만 선택해서 복사한 뒤, 과제나 테스트 페이지의 수강생 칸에 붙여넣으면 됩니다. ESC로 칸 선택하고 Ctrl+V 한 번이면 순서까지 유지돼요.
과제·시험 제출과 피드백
과제는 제출 마감일, 과제명 넣고 수강생 붙여넣으면 학생별로 생성됩니다. 학생 페이지에 편집 초대해 두면 과제를 노션에서 직접 제출하게 할 수 있어요. 일일이 카톡으로 받지 않아도 됩니다. 피드백은 과목 쪽에 한꺼번에 남겨두면 되고, 개별 코멘트는 오늘의 알림에 적어 두시면 나중에 학부모 문자에 그대로 들어갑니다. 시험도 같은 방식으로 수강생 붙여넣고 점수·피드백 입력하면 되고, 이 네 가지(오늘의 알림, 과목 공지, 시험 피드백, 과제 피드백)가 모여서 학부모님께 보낼 데일리 리포트 문자가 만들어집니다.
수강료 납부 관리
납부관리에는 학원 납부 방법 안내 페이지를 두고, 링크만 알림톡에 넣어서 미납자한테 따로 보낼 수 있게 해뒀어요. 납부 현황에서는 과목별 재원생 수, 이번 달 미납·완납 인원, 총 납부 금액, 계좌이체·자동이체 금액을 한눈에 볼 수 있습니다. 학생별로 수강료·기타(책값 등) 확인하고, 수강생만 넣으면 이름·월별 수강료가 자동 생성되니까 자동화만 걸어두시면 됩니다.
미납 일수와 납부 알림일
납부 예정일 대비 며칠 지났는지(7일·14일·21일) 표시되고, 3일 전에 알림 보내도록 납부 알림일이 잡혀 있어요. 제가 수식 걸어둔 게 하나 있는데, 납부 알림일이 주말이면 그 주 금요일로 넘기도록 해뒀습니다. 주말에 “납부해 주세요” 문자가 가는 게 좀 부담될 수 있잖아요. 납부 금액·납부 방법 입력하고 알림 전송 여부 체크해 두면, 나중에 누구한테 보냈는지 추적하기도 편합니다.
학부모 알림·문자 자동 발송
알림은 템플릿과 별도로 자동화 설정을 직접 하셔야 합니다. 템플릿만 구매하시면 제가 대신 세팅해 드리긴 어렵고요. 순서만 지키면 몇 번 해보시면 익숙해져요. 먼저 오늘의 알림 탭에서 요일별로 오늘 수업한 학생만 보이게 열고, 각자에게 쓴 오늘의 알림이 문자에 들어갑니다. 그다음 과목 공지사항, 시험 피드백, 과제 피드백 순서로 채우시면 되고, 필터로 “오늘”이나 “해당 제출일”만 걸어서 필요한 학생만 골라서 넣을 수 있어요.
그다음 문자 발송 탭으로 가서 출석한 학생 목록 확인하고, 학생 복사해서 학생 DB 발송 준비 칸에 붙여넣으면 자동으로 발송 문자가 조합됩니다. 미리보기로 어떤 내용이 가는지 확인한 뒤 발송하면 됩니다. 일반 문자로 보내면 링크만 텍스트로 들어가는데, 알림톡 쓰시면 버튼으로 학생별 페이지 링크 넣을 수 있어서 더 보기 좋고, 가격도 상대적으로 저렴한 편이에요.
학생별 개인 페이지(홈페이지) 활용
학생마다 페이지가 하나씩 있어서, 그 페이지를 공개한 Share URL을 복사해 두시면 됩니다. 이 URL을 우피 같은 서비스에 넣고 학생 슬러그만 넣어주면 검색해도 안 나오는 난수 주소가 만들어져요. 그래서 다른 학생 정보가 노출될 위험 없이 학부모님께 링크만 전달할 수 있습니다. 알림톡 버튼에 이 링크 넣어서 “자녀 페이지 보기” 식으로 보내시면 되고요.
템플릿만으로 다 되는 건 아니다
템플릿만 구매하시면 알림 발송·학생별 홈페이지까지 쓰려면 메이크(자동화)·우피(URL) 설정이 따로 필요합니다. 그걸 제외한 등록, 반 관리, 납부, 성적 관리 같은 기능은 템플릿만으로도 바로 쓰실 수 있어요. 자동화 설정 방법이 궁금하시면 별도로 문의 주시면 됩니다.
작성: 전시진 | 시리얼(Sireal)
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