일정관리 태그

회사 생활을 하다 보면 미팅, 마감, 외부 일정이 겹치면서 어디에 무엇을 적어뒀는지조차 헷갈릴 때가 있습니다. 이미 나만의 일정 관리 방법이 있는 분은 그대로 쓰시면 되고, 아직 “뭘 써야 할지”, “어디에 적어야 할지” 고민 중이라면 아래 다섯 단계를 한 번 따라 해 보시는 걸 추천합니다. 절대 법칙 정하기부터 도구·앱 선택까지, 실무에서 써 먹기 쉬운 순서로 정리했습니다.

1단계: 절대 법칙

가장 먼저 할 일은 “여기 적힌 일정만큼은 무조건 지키겠다”는 나만의 규칙을 정하는 것입니다. 그 ‘여기’가 종이 수첩이든, 다이어리든, 핸드폰 캘린더든, 손바닥에 적은 메모든 상관없습니다. 중요한 건 한 곳을 정하고, 그곳에 적힌 일정은 반드시 지키겠다고 스스로 약속하는 것입니다. 두 군데 이상에 흩어져 적으면 나중에 어디가 맞는지 모르고, 결국 아무것도 안 믿게 되어 둘 다 비워 두게 되는 경우가 많습니다. 한 곳만 ‘진짜 일정의 기준’으로 삼고, 그곳에 있는 것만큼은 최대한 지키려고 노력하는 습관이 일정 관리의 시작입니다.

2단계: 일정 추가·변경은 즉시

새 일정이 생기면 그 자리에서 바로, 정해 둔 그 ‘한 곳’에 입력합니다. 미팅이 취소되거나 날짜가 바뀌었으면 즉시 수정하고, 아예 없어진 일정은 즉시 삭제하는 것이 원칙입니다. “나중에 모아서 할게”라고 생각하면 한두 번은 괜찮다가, 어느 순간 쌓인 변경분 때문에 실제 일정과 달력이 완전히 어긋나 버립니다. 저도 예전에는 저녁에 몰아서 정리하려다가, 그날 새로 생긴 회의를 깜빡하고 이중 예약을 걸친 적이 있습니다. 그래서 지금은 생기거나 바뀌는 순간 바로 휴대폰이나 사용 중인 도구에 반영하도록 하고 있습니다. 추가·수정·삭제는 모두 즉시 하는 게 가장 안전합니다.

3단계: 네이밍 규칙 정하기

일정을 등록할 때 나만의 네이밍 규칙을 정해 두면 나중에 검색할 때도, “미팅 이름 뭘로 하지?” 고민할 때도 훨씬 수월합니다. 예를 들어 저는 “유형 | 상대/장소/내용” 형태로 적는 편입니다. “강의 | SK텔레콤”, “미팅 | 현대자동차”, “수서 > 부산”처럼요. 이동 일정은 출발지와 도착지를 화살표로 구분하고, 영화나 약속은 “영화 | 캡틴 아메리카”처럼 뒤에 내용만 붙입니다. 이렇게 패턴을 정해 두면 캘린더에서 검색할 때도 빠르게 찾을 수 있고, 반복되는 일정을 만들 때도 이름을 일관되게 쓸 수 있습니다. 처음엔 조금 번거로워도, 한두 달 쓰다 보면 습관이 됩니다.

4단계: 도구 선택 조건은 하나

일정을 적을 도구를 고를 때 기준은 딱 하나로 두는 게 좋습니다. “어디에 있든, 손 닿는 곳에 있는 도구”입니다. 화장실에 갈 때까지 챙기는 건 휴대폰, 지갑, 키 정도뿐이라서, 그중 하나에 일정 관리를 묶어 두면 갑자기 누군가를 만나서 “다음에 언제 만날까?”라고 해도 바로 확인하고 추가할 수 있습니다. 그래서 대부분의 경우 스마트폰이 4단계 답이 됩니다. 다이어리를 고수하시는 분이면 그대로 다이어리를 ‘한 곳’으로 두고, 절대 법칙과 즉시 입력만 지키면 됩니다. 도구는 반드시 하나로 통일할 필요는 없지만, “실제로 쳐다보고 수정하는 주 도구”는 하나로 정해 두는 게 혼란을 줄입니다.

5단계: 앱 선택하기

4단계에서 스마트폰을 선택했다면, 이제 그 안에서 쓸 캘린더 앱을 고르면 됩니다. 다이어리만 쓰시는 분은 이 단계는 넘어가도 됩니다. 구글 캘린더, 네이버 캘린더, 아웃룩, 타임트리, BusyCal, Notion Calendar 등 선택지가 많습니다. 우선 가장 기본이 되는, 본인에게 익숙한 캘린더 하나를 골라서 쓰는 걸 추천합니다. 소프트웨어와 연동·확장을 중시하면 구글, “익숙한 게 최고”면 네이버, 회사에서 아웃룩을 쓰는 환경이면 아웃룩, 애플 생태계에 묶여 있으면 아이폰 기본 캘린더를 쓰시면 됩니다.

이동이 쉽다는 건 구글 캘린더

일정 관리 도구는 대부분 계정 연동만 하면 몇 분 안에 다른 앱으로 옮길 수 있어서, 나중에 앱을 바꾸는 부담이 크지 않습니다. 그중에서도 구글 캘린더는 다른 앱으로 옮기기가 가장 수월합니다. 타임트리, Notion Calendar, 해외 캘린더 앱 대부분이 구글 로그인·구글 계정 연동을 지원하기 때문입니다. 반대로 네이버나 애플, 아웃룩만 써 오신 분은 다른 앱으로 옮길 때 연동이 잘 안 되거나 제한이 있는 경우가 있어서, 처음부터 구글을 쓰면 나중 선택지가 넓어집니다. “뭘로 할지 모르겠다”면 일단 구글 캘린더로 시작해 보고, 익숙해지면 그대로 쓰거나 다른 앱으로 연동해 옮기면 됩니다.

정리하면, 한 곳을 ‘진짜 일정의 기준’으로 정하고(1단계), 추가·변경·삭제는 즉시 하고(2단계), 네이밍 규칙을 정해 두며(3단계), 손 닿는 도구 하나를 골라서(4단계), 그 안에서 기본 캘린더 앱을 선택하면(5단계) 됩니다. 내용이 재밌었다면 좋아요 부탁드립니다. 다음에는 Share Availability 기능으로 돌아오겠습니다.

작성: 전시진 | 시리얼(Sireal)

일정과 할 일, 어떻게 다르나요?

일정: 시작 시간이 있는 활동

일정은 시작 시간이 명확한 활동입니다. 미팅, 강의, 세미나, 워크숍처럼 “몇 시에 시작한다”가 정해져 있고, 마감 시간은 있을 수도 없을 수도 있습니다. 회식처럼 시작은 하는데 끝나는 시각이 모호한 경우도 있고, 필리버스터처럼 시작 시각만 있고 종료 시한이 없는 일정도 있습니다. 이런 것들은 보통 ‘할 일’이라고 부르지 않고, 캘린더에 넣어서 관리합니다. 정리하면, 일정의 핵심은 “언제 시작하는가”입니다.

할 일: 마감 시간만 있는 작업

할 일은 마감 시간만 정해져 있고, 시작 시간은 보통 정해져 있지 않은 작업입니다. 회의록 작성, 거래처 연락, 이메일 발송, 미팅 일정 조율 같은 것들이 여기 해당합니다. 다음 회의 전까지 회의록만 정리하면 되고, 거래처 전화는 상대가 편한 시간에 맞춰 걸면 되며, 메일은 너무 늦지 않게 보내면 됩니다. 미팅 일정도 상대 일정이 비어 있기만 하면 직전에 잡을 수는 있죠. 즉, “언제까지 해야 하는가”가 중요하고, “언제부터 할 것인가”는 본인이 정하는 영역입니다.

시작 시간이 있는 할 일은 어떻게 다루나요?

시작 시간이 있는 할 일도 있습니다. 예를 들어 “오후 2시에 광고 시작 버튼을 눌러야 한다”, “오후 1시에 거래처 결과를 확인해야 한다” 같은 경우죠. 이런 작업은 일정처럼 반드시 그 시각에 실행해야 하므로, 일반적인 할 일보다 중요도가 높습니다. 그래서 캘린더에 일정처럼 등록해 두고, 그 시간에 빠뜨리지 않고 처리하는 방식이 효과적입니다. 시작 시간이 있는 할 일은 필요하다면 일정으로 올려서 관리하는 것이 좋습니다.

할 일을 미루게 되는 이유

할 일을 미루는 주된 이유 중 하나는 시작 시간이 정해져 있지 않기 때문입니다. 마감만 있으면 “그때까지만 하면 된다”는 생각이 들어서, 실제로는 마감 직전까지 손을 대지 않게 됩니다. 명확한 시작 시점이 없으니 다른 일정이나 급한 일에 밀리고, 할 일은 계속 뒤로 밀리는 경험이 반복됩니다. 이걸 바꾸려면 “언제 시작할지”를 인위적으로라도 정해 두는 전략이 필요합니다.

할 일 미루기 방지 전략: 시작 시각 정하기

가장 실용적인 방법은 마감만 있는 할 일에 ‘시작 시각’을 부여하는 것입니다. 우선순위가 높은 할 일부터 “이날 이 시간에 시작한다”고 정하고, 그 시간을 캘린더에 일정처럼 넣어 둡니다. 그러면 그 시간에는 그 작업을 시작하도록 자신을 훈련할 수 있고, 마감 전에 완료할 가능성이 높아집니다. 제가 써 본 방식은 “오늘 오후 3시에 회의록 정리”처럼 구체적인 시각을 적어 두고, 그 시간이 되면 다른 일을 멈추고 그 일만 하는 것입니다. 처음엔 어색해도, 몇 주만 해보면 할 일이 덜 밀리는 걸 체감할 수 있습니다.

정리하면, 일정은 시작 시간이 있는 활동이고 할 일은 마감 시간이 있는 작업이라는 차이를 명확히 한 뒤, 할 일에도 시작 시각을 부여해 캘린더에 넣어 관리하면 업무 미루기를 줄이는 데 도움이 됩니다.

작성: 전시진 | 시리얼(Sireal)

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일정 관리 방법 5단계: 절대 법칙부터 앱 선택까지