회사 생활을 하다 보면 미팅, 마감, 외부 일정이 겹치면서 어디에 무엇을 적어뒀는지조차 헷갈릴 때가 있습니다. 이미 나만의 일정 관리 방법이 있는 분은 그대로 쓰시면 되고, 아직 “뭘 써야 할지”, “어디에 적어야 할지” 고민 중이라면 아래 다섯 단계를 한 번 따라 해 보시는 걸 추천합니다. 절대 법칙 정하기부터 도구·앱 선택까지, 실무에서 써 먹기 쉬운 순서로 정리했습니다.
1단계: 절대 법칙
가장 먼저 할 일은 “여기 적힌 일정만큼은 무조건 지키겠다”는 나만의 규칙을 정하는 것입니다. 그 ‘여기’가 종이 수첩이든, 다이어리든, 핸드폰 캘린더든, 손바닥에 적은 메모든 상관없습니다. 중요한 건 한 곳을 정하고, 그곳에 적힌 일정은 반드시 지키겠다고 스스로 약속하는 것입니다. 두 군데 이상에 흩어져 적으면 나중에 어디가 맞는지 모르고, 결국 아무것도 안 믿게 되어 둘 다 비워 두게 되는 경우가 많습니다. 한 곳만 ‘진짜 일정의 기준’으로 삼고, 그곳에 있는 것만큼은 최대한 지키려고 노력하는 습관이 일정 관리의 시작입니다.
2단계: 일정 추가·변경은 즉시
새 일정이 생기면 그 자리에서 바로, 정해 둔 그 ‘한 곳’에 입력합니다. 미팅이 취소되거나 날짜가 바뀌었으면 즉시 수정하고, 아예 없어진 일정은 즉시 삭제하는 것이 원칙입니다. “나중에 모아서 할게”라고 생각하면 한두 번은 괜찮다가, 어느 순간 쌓인 변경분 때문에 실제 일정과 달력이 완전히 어긋나 버립니다. 저도 예전에는 저녁에 몰아서 정리하려다가, 그날 새로 생긴 회의를 깜빡하고 이중 예약을 걸친 적이 있습니다. 그래서 지금은 생기거나 바뀌는 순간 바로 휴대폰이나 사용 중인 도구에 반영하도록 하고 있습니다. 추가·수정·삭제는 모두 즉시 하는 게 가장 안전합니다.
3단계: 네이밍 규칙 정하기
일정을 등록할 때 나만의 네이밍 규칙을 정해 두면 나중에 검색할 때도, “미팅 이름 뭘로 하지?” 고민할 때도 훨씬 수월합니다. 예를 들어 저는 “유형 | 상대/장소/내용” 형태로 적는 편입니다. “강의 | SK텔레콤”, “미팅 | 현대자동차”, “수서 > 부산”처럼요. 이동 일정은 출발지와 도착지를 화살표로 구분하고, 영화나 약속은 “영화 | 캡틴 아메리카”처럼 뒤에 내용만 붙입니다. 이렇게 패턴을 정해 두면 캘린더에서 검색할 때도 빠르게 찾을 수 있고, 반복되는 일정을 만들 때도 이름을 일관되게 쓸 수 있습니다. 처음엔 조금 번거로워도, 한두 달 쓰다 보면 습관이 됩니다.
4단계: 도구 선택 조건은 하나
일정을 적을 도구를 고를 때 기준은 딱 하나로 두는 게 좋습니다. “어디에 있든, 손 닿는 곳에 있는 도구”입니다. 화장실에 갈 때까지 챙기는 건 휴대폰, 지갑, 키 정도뿐이라서, 그중 하나에 일정 관리를 묶어 두면 갑자기 누군가를 만나서 “다음에 언제 만날까?”라고 해도 바로 확인하고 추가할 수 있습니다. 그래서 대부분의 경우 스마트폰이 4단계 답이 됩니다. 다이어리를 고수하시는 분이면 그대로 다이어리를 ‘한 곳’으로 두고, 절대 법칙과 즉시 입력만 지키면 됩니다. 도구는 반드시 하나로 통일할 필요는 없지만, “실제로 쳐다보고 수정하는 주 도구”는 하나로 정해 두는 게 혼란을 줄입니다.
5단계: 앱 선택하기
4단계에서 스마트폰을 선택했다면, 이제 그 안에서 쓸 캘린더 앱을 고르면 됩니다. 다이어리만 쓰시는 분은 이 단계는 넘어가도 됩니다. 구글 캘린더, 네이버 캘린더, 아웃룩, 타임트리, BusyCal, Notion Calendar 등 선택지가 많습니다. 우선 가장 기본이 되는, 본인에게 익숙한 캘린더 하나를 골라서 쓰는 걸 추천합니다. 소프트웨어와 연동·확장을 중시하면 구글, “익숙한 게 최고”면 네이버, 회사에서 아웃룩을 쓰는 환경이면 아웃룩, 애플 생태계에 묶여 있으면 아이폰 기본 캘린더를 쓰시면 됩니다.
이동이 쉽다는 건 구글 캘린더
일정 관리 도구는 대부분 계정 연동만 하면 몇 분 안에 다른 앱으로 옮길 수 있어서, 나중에 앱을 바꾸는 부담이 크지 않습니다. 그중에서도 구글 캘린더는 다른 앱으로 옮기기가 가장 수월합니다. 타임트리, Notion Calendar, 해외 캘린더 앱 대부분이 구글 로그인·구글 계정 연동을 지원하기 때문입니다. 반대로 네이버나 애플, 아웃룩만 써 오신 분은 다른 앱으로 옮길 때 연동이 잘 안 되거나 제한이 있는 경우가 있어서, 처음부터 구글을 쓰면 나중 선택지가 넓어집니다. “뭘로 할지 모르겠다”면 일단 구글 캘린더로 시작해 보고, 익숙해지면 그대로 쓰거나 다른 앱으로 연동해 옮기면 됩니다.
정리하면, 한 곳을 ‘진짜 일정의 기준’으로 정하고(1단계), 추가·변경·삭제는 즉시 하고(2단계), 네이밍 규칙을 정해 두며(3단계), 손 닿는 도구 하나를 골라서(4단계), 그 안에서 기본 캘린더 앱을 선택하면(5단계) 됩니다. 내용이 재밌었다면 좋아요 부탁드립니다. 다음에는 Share Availability 기능으로 돌아오겠습니다.
작성: 전시진 | 시리얼(Sireal)
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