교무 수첩을 통해 학생 관리 하고 계신가요? 일일이 노트에 학생들을 관리하는 것은 지치셨다고요? 디지털로 교무 수첩 관리하시면 체계적으로 학생들을 관리하고 학부모님들께도 더욱 스마트하게 보일 수 있을거예요!

이 글은 학교, 학원 선생님 께서 체계적인 학생 관리 위한 디지털 교무 수첩 템플릿을 소개합니다.

이 글을 읽으시면 학교, 학원 선생님들이 관리하는 교무 수첩 에 어떤 내용이 들어가고, 어떤 내용이 필요한지, 노션으로는 교무 수첩을 어떻게 작성하고 학생 관리 가능한 지 파악할 수 있습니다.

이번에 만든 교무 수첩 템플릿은 이렇게 생겼습니다. 시간표, 학생 DB, 수업 DB 등이 있죠. 학부모님들께 자녀의 성적이나 과제, 상담 일지 등을 보내드리기도 해서 해당 내용도 포함되어 있어요. 하나씩 살펴보시죠..

시간표

첫번째는 시간표입니다. 이 템플릿을 만들 때는 학원 선생님의 도움을 받아 만들었기 때문에 학원 선생님을 기준으로 시간표가 들어가있어요. 한글이나 워드에 들어가는 단순한 표이기 때문에 글자를 수정해서 사용하시면 됩니다. 학교 선생님의 시간표를 만들면 아래와 같은 시간표가 나오게 됩니다.

마찬가지로 학교마다 시작하는 시간이 다르기 때문에 위 그림처럼 글자만 바꿔서 사용하시면 됩니다.

학교 및 클래스

다음은 학교 및 클래스입니다. 학원 선생님들을 기준으로 자신이 맡고 있는 클래스의 이름을 입력하고, 클래스를 생성하고 페이지 안에 들어오면 템플릿 버튼이 있어요.

이 버튼을 누르면 수업 진도표와 이 클래스를 듣고 있는 학생들 명단이 나옵니다. 수업 진도표는 해당 클래스에서 어디까지 진도가 나갔는지 선생님 스스로 파악하는 용도이고, 학생 전체 명단은 이 클래스를 듣는 학생들의 기본 정보를 파악할 수 있습니다.

선생님들께서 수업을 하시느라 바빠서 매번 수업 진도표 작성이 어려우실 수 있는데, 그럴 떄에는 수업 진도를 한 번에 쭈욱 작성하신 다음 그날 그날 수업에 맞게 날짜와 상세 내용만 조금씩 변경해서 사용하셔도 좋습니다. 수업과 학생들의 질문을 모두 따라가려면 시간이 필요하니까요. 그러나 반드시 수업 시간 전후에 작성해주셔야 합니다. 미루면 미룰 수록 이 수업 진도표는 작성이 귀찮아질 테니까요.

학부모 공유 페이지

디지털 교무 수첩 템플릿에서 가장 신경이 많이 쓰이는 페이지가 학부모 공유 페이지일 것입니다. 어떤 내용은 학부모님께 보여드리면 안되고, 어떤 내용은 보여드려야 하니까요.

학부모 공유 페이지에 들어오면 모든 학생들의 목록을 볼 수 있습니다. 학생 페이지 안에는 담임 평가, Test 기록, 과제 상태, 상담 기록, 출결 기록 등을 볼 수 있죠.

디지털 교무 수첩에 학생을 등록하는 방법은 간단합니다. 아래 그림처럼 학부모 공유 페이지에서 오른쪽에 있는 ‘새로 만들기’ 버튼을 누르면 자동으로 페이지가 생성되면서 학생에 관련된 운영 페이지가 나타납니다.

새로 만들기 버튼을 누르면 아래 이미지와 같이 ‘학생 상담 일지’ 페이지가 생성됩니다. ‘학생 상담 일지’라는 이름을 지우고 학생의 이름을 입력하죠. 그 후 학교, 성별, 연락처, 학부모 연락처 등 기타 내용을 입력하면 모든 준비가 완료됩니다.

샘플로 ‘시진’이라는 학생 페이지를 만들어 보았습니다. 담임 평가는 학부모님들이 가장 먼저 볼 수 있게 맨 위로 올려두었고, 차례대로 Test 기록, 과제 상태를 볼 수 있습니다. 내 자녀의 학원 시험 성적은 어떻고, 과제 상태는 어땠는지 볼 수 있죠.

아래에는 ‘상담 기록(공유 X)’라고 되어 있습니다. 이 페이지는 학부모님들은 볼 수 없는 페이지예요. 학생들과 개인적인 상담을 했을 때, 학부모님이나 학생은 모르는 선생님 만의 메모를 하고 싶을 때 작성하는 공간입니다.

출결 기록에는 학생이 선생님의 수업에 얼마나 출석했는지를 선택하는 곳입니다. 3개월 사이클로 진행되고, 일주일에 한 번 수업을 진행하기 때문에 출석이 1부터 12까지 있습니다. 5번째 수업에 출석을 하지 않았다면 출석5를 제외하고 입력해주시면 됩니다.

학부모님들이 공유 받을 때에는 출석회차별 출석일을 알 수 없으니 출석회차 별 출석일을 미리 작성해주는게 필요합니다. 학생별로 일일이 작성하는 게 아니라 한 번만 작성하면 모든 학생들에게 적용이 되는 방법이 있어요! 이 방법은 가장 상단에 있는 동영상을 살펴봐주세요!

학생 페이지에 일일이 들어가서 출석을 선택해주는게 귀찮다면 출결 기록 DB에서 학생들을 선택해줄 수 있습니다. 자세한 내용은 아래에서 말씀드릴게요.

학부모님께 공유할 때에는 반드시 해당 학생의 이름이 있는 페이지의 오른쪽 상단에 있는 ‘공유 > 웹에서 공유 > 웹 링크 복사’를 해서 링크를 전달해드려야 합니다. 다른 페이지의 링크를 전달했다가는 다른 학생들의 성적이나 과제 상태를 볼 수 있으니까요.

상담일지

상담일지 페이지는 모든 학생들의 상담 기록을 모아볼 수 있는 곳입니다. 학부모 공유 페이지에서 ‘상담 기록(공유X)’라고 되어 있는 페이지죠. 학생 별로 상담 기록을 작성하면 모든 학생들의 상담 기록은 이곳에 보이게 되어 학교별, 날짜별 상담 내용들을 쉽게 한눈에 파악할 수 있습니다.

이 페이지는 외부에 공개하지 않는 페이지이니 ‘웹에서 공유’하지 않도록 각별히 주의하세요.

시험 점수 관리

시험 점수 관리 페이지도 상담 일지 페이지와 마찬가지로 학생 별 페이지에서 시험 점수를 기록하면 한 곳에서 모이는 곳입니다. 학생 페이지에서는 학생별로 시험 점수 평균을 파악할 수 있지만 이 곳에서는 각종 필터링을 통해 학교별, 날짜별, 시험 제목 별 필터링을 이용해 다양한 형태의 시험 점수 및 평균을 파악할 수 있습니다.

수업계획 및 진도

수업 계획 및 진도는 학교나 클래스 별로 입력한 수업 진도표의 내용이 모이는 곳입니다. 이 곳에서 클래스별 진도를 미리 입력해두면 학교별 수업 진도를 모아서 볼 수 있습니다.

DATABASE

DATABASE는 교무 수첩 템플릿에서 핵심 데이터베이스들을 보관하고 있는 곳입니다. 학부모 공유 페이지, 상담일지, 시험 점수 관리, 수업계획 및 진도 페이지는 지워도 다시 생성할 수 있지만 이곳에 있는 페이지들을 지우면 입력했던 데이터가 모두 사라지기 때문에 각별히 주의하셔야 하는 곳입니다.

공유O는 학부모님들에게 공유하는 페이지입니다. 학생 DB가 학부모 공유 페이지 안에 들어 있죠. 학부모님들에게 공유 한다고 학생 DB 자체를 웹에서 공개했다가는 모든 학부모님이 다른 학생들의 성적을 볼 수 있게 됩니다. 학생들 개별 페이지는 공개해도 학생 DB 자체는 웹에서 공개하시면 안됩니다.

공유X는 학부모님들에게 공개하지 않는 패이지입니다. 학교, 상담일지, 수강료, 수업 진도표 등이 들어 있으며, 학부모님께 공개하지 않는 페이지기 때문에 DB 자체가 공개되지 않도록 주의하셔야 합니다.

과제 상태 DB

시험 점수 관리 페이지와 마찬가지로 학생 별 페이지에서 과제 상태를 입력하면 모이는 곳입니다. 과제 내용 별, 날짜별로 평균을 모아서 볼 수 있고, 점수를 기준으로 필터링하면 특정 과제의 상위권 학생을 선별해서 볼 수도 있습니다.

출결 기록 DB

출결 기록 DB에서는 학생들의 출석을 기록합니다. 클래스에 학생이 1~3명도 아니고 수십 명인데 일일이 출석을 체크하다가는 상당히 불편하기 때문에 출결 기록 DB를 잘 이용하셔야 합니다. 클래스와 날짜로 필터를 걸어두고 학생 한 명의 출석을 변경한 뒤 복사해서 다른 학생들에게 붙여 넣으면 되죠.

출석 기록 DB, 수강료 DB 등 학생 관리 에 필요한 자세한 사용 방법은 글 상단에 있는 영상을 살펴봐주세요.

템플릿

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노션을 업무에 사용 중이신가요? 주간 플래너, 견적서, 여행 계획, 프로젝트 관리, 고객 관리, 매출 관리 등 다양한 형태로 노션을 활용하고 계실텐데요. 이번에는 노션으로 업무 일지 사용해보시는 건 어떤가요?

이번 글은 업무에 필수로 사용되는 노션 주간 회의록과 업무 일지 템플릿을 소개하고자 합니다.

이 글을 읽으시면 노션으로 어떻게 주간 회의록을 작성하고 일별, 팀원 별 업무 일지 를 쓸지 감을 얻으실 수 있을 거예요. 물론 제가 만든 템플릿이 궁금하시다면 아래에서 살펴보셔도 좋습니다.

노션 업무 일지 템플릿 메인화면

제가 만든 노션 업무 일지 템플릿은 이렇게 생겼습니다. 하나씩 설명해드리죠.

진행 중인 프로젝트

메인 화면의 왼쪽 상단에 있는 PROJECT 입니다. 현재 진행 중인 프로젝트 목록을 보여줍니다. 프로젝트의 메인 이미지가 있다면 이미지를 보여줄 수 있고, 담당자, 진행률, 종료 예상 일정, 남은 기간을 동시에 보여줍니다. 담당자는 현재 선택 속성으로 추가되어 있는데, 사람 속성으로 바꾸시는 걸 추천드립니다. 진행률은 나중에 설명해드릴 TASK DB와 연결되어 TASK가 완료될 때마다 진행률이 올라가는 것을 볼 수 있습니다. 진행률이 100%가 되면 자동으로 진행 중인 목록에서 아카이빙으로 전환됩니다. 종료 예상 일정은 날짜를 선택하고, 남은 기간은 선택한 종료일에 따라 오늘로부터 며칠 남았는지 보여줍니다.

DATABASE LIST

데이터베이스 리스트는 노션 업무 일지 템플릿에 들어 있는 모든 데이터베이스 목록입니다. 이 데이터베이스 목록에서 필요한 데이터베이스를 링크된 데이터베이스로 가져와 템플릿을 만들었죠. 이 목록에 있는 데이터베이스는 원본 데이터베이스들이라 절대 지워서는 안되는 페이지들입니다. 어떻게 사용했는지 밑에서 하나씩 알려드리겠습니다.

타임라인, 캘린더

진행 중인 프로젝트 목록과 데이터베이스 목록 아래에는 타임라인 보기와 캘린더 보기가 있습니다. 프로젝트 전체 일정을 파악하기 위한 용도죠. 표 속성에서는 프로젝트 이름과 함께 프로젝트 전체 소요 기간을 파악할 수 있고, 타임라인 속성에서는 담당자, 현재까지 프로젝트 진행률, 종료일까지 남은 기간을 파악할 수 있습니다. 현재는 보기 상태가 ‘월’로 되어 있는데 프로젝트 기간의 주기에 따라 일, 주, 격주, 월, 분기, 연간 단위로 변경해서 사용하시면 됩니다.

TIMELINE이라는 글자 옆 CALENDAR 버튼을 누르면 현재 프로젝트가 달력 형태로 나오며, 원하시는 보기 형태로 보시면 됩니다.

지난 주 한 일, 이번 주 할 일

가장 아래에 있는 목록은 담당자 별로 지난 주 한 일과 이번주 할 일을 동시에 표시해주는 것입니다.

지난 주에는 담당자 별로 어떤 할 일을 완료했는지, 마감일자에에 맞게 마감했는지, 프로젝트의 전체 마감일자는 얼마나 남았는지 파악할 수 있으며, Last week – Project 를 누르면 프로젝트 별로도 내용을 볼 수 있습니다.

이번 주에도 마찬가지로 담당자 별로 이번주에 할 일은 무엇인지, 프로젝트 별로 할 일은 무엇인지 대시보드 형태로 한 눈에 파악할 수 있습니다. 게다가 맨 앞 줄에 있는 체크박스를 보면 담당자 별로 지난 주 할 일 중 총 몇 %의 할 일을 했는지도 파악할 수 있죠.

업무 일지 – PROJECT DB

프로젝트 DB에는 진행 예정, 진행 중, 완료된 프로젝트를 모두 볼 수 있습니다. PM은 해당 프로젝트의 담당자입니다. 현재는 선택 속성으로 되어 있는데, 사용하실 때 사람 속성으로 변경하시면 데이터베이스를 다루실 때 더 편리합니다.

프로젝트의 시작일과 종료일이 구분되어 있고, 소요기간, 남은 기간이 있습니다. 소요기간은 시작일~종료일까지 얼마나 소요되는지, 남은 기간은 오늘로부터 종료일까지 날짜가 얼마나 남았는지 볼 수 있습니다. 자동으로 변경되기 때문에 프로젝트의 시작일, 종료일만 선택해주시면 됩니다. 진행률은 앞서 말씀드린 것처럼 TASK DB와 연결되어 있어 TASK를 완료할 때마다 진행률이 올라갑니다.

그외에 다른 보기들을 누르면 진행 및 예정은 현재 진행 중인 프로젝트만 보기, PM은 담당자별 프로젝트 보기, 진행 상황은 전체 진행 현황 보기, 완료는 완료된 프로젝트만 보기 등으로 구분할 수 있습니다.

업무 일지 – TASK DB

TASK DB는 프로젝트에 관련된 할 일들이 있습니다. 할 일들을 생성할 때 앞 줄에 있는 프로젝트를 관계형으로 연결하면 해당 DB에 하위 할 일을 생성할 수 있고, 서로 관계되는거죠. 프로젝트의 담당자와 할 일의 담당자가 다를 수 있으니 담당자 속성은 하나 더 넣어두었습니다. 프로젝트 마감일은 표 보기에서는 안봐도되는데, 나중에 보게될 다른 보기에서 필요합니다.

그외에도 할 일의 전체 진행 상황, 담당자 별 완료 업무, 목표 별 진행 상황, 타임라인, 캘린더 등 다양한 보기 형태로 할 일 전체를 파악할 수 있습니다.

이 템플릿을 오래 사용하여 할 일이 많아진다면 할 일을 각 프로젝트에 맞게 필터링하시거나 완료된 할 일을 숨기고 진행 중인 할 일들만 보면 훨씬 사용하기 편리하실 거예요.

업무 일지 – WEEKLY MEETING DB

세 번째 DB는 이번 템플릿의 핵심 중 하나인 WEEKLY MEETING DB입니다. 주간 회의록으로 사용할 DB죠. 최근 업데이트된 기능 덕분에 이제는 회의록을 매주 직접 생성하지 않아도 자동으로 만들어지게 됐습니다. 아래 이미지를 보시죠.

노션 새로운 기능 – 데이터베이스 템플릿 반복 생성

데이터베이스 템플릿을 만들 때 데이터베이스 템플릿 오른쪽 … 버튼을 누르면 템플릿을 편집할 수 있는 버튼이 나오는데 여기서 ‘반복’이 새로 생긴 기능입니다. 데이터베이스 템플릿을 사용자가 원하는 주기에 맞게 자동 반복할 수 있죠. 반복은 구글 캘린더처럼 사용자 지정까지는 할 수 없지만 매일, 매주, 매월, 매년 반복을 주기로 설정할 수 있습니다.

매일 반복은 월화수목금토일 매번 생성되기 때문에 개인적으로 사용하는 템플릿을 쓰는게 아니라 회사에서 사용하는 회의록 같은거라면 반복 주기를 ‘매주 반복’으로 설정을 하고 월화수목금을 선택해주시면 됩니다.

노션 주간 회의록

만들어진 데이터베이스 페이지로 들어오면 이미 만들어둔 템플릿을 이용해 주간 회의록을 작성할 수 있습니다. 대시보드와 비슷한 듯 아닌 듯 보이는데요, 최상단에 있는 프로젝트 DB는 같습니다. 현재 진행 중인 프로젝트를 볼 수 있고, 바로 아래에는 프로젝트의 진행 상황이 아니라 TASK의 진행 상황을 보여줍니다. 이번주에 어떤 TASK를 누가 해야하는지, 어떤 프로젝트에 필요한 TASK인지, 대시보드와 마찬가지로 타임라인과 캘린더 형태로 볼 수 있습니다. 타임라인에는 각 할 일의 담당자와 해당 프로젝트가 며칠 남았는지 한 눈에 파악할 수 있고, 회의록을 보다가 할 일을 완료했습으면 타임라인 속성에 있는 할 일 옆 체크박스에 체크를 하시면 할 일이 완료되어 보입니다.

그 아래에는 각 프로젝트 페이지를 멘션으로 불러와서 프로젝트의 진행 상황에 관련된 내용을 작성하면 됩니다. 프로젝트 페이지를 멘션할 때에는 주간 회의록 상단에 진행 중인 프로젝트 DB 목록에서 마우스 우클릭 후 링크 복사하여 붙여 넣으면 멘션 페이지를 쉽게할 수 있습니다.

자동으로 회의록이 특정 요일, 특정 시간에 생성되기 때문에 회의록을 편리하게 살펴볼 수 있습니다.

업무 일지 – DAILY STANDUP DB

데일리 스탠드업은 직원 별 매일 한 일과 해야할 일을 한 눈에 볼 수 있습니다. 본인이 직접 작성하셔도 되고, 대표님이나 팀장님이 이 페이지에 들어오면 회사에서 어떤 일을 누가 하는지 한 눈에 파악할 수 있습니다.

DAILY STANDUP은 필터가 항상 ‘오늘’ 필터로 걸려있기 때문에 데이터베이스 템플릿을 생성할 때마다 필터를 오늘 또는 해당 날짜로 변경해주어야 과거 데이터를 파악할 수 있습니다. 필터를 바꿔주지 않으면 DAILY STANDUP DB의 날짜는 오늘(ex_11월 14일)로 되어 있는데, 15일에 페이지를 열어보면 15일(오늘)로 된 걸 봐야 합니다. 따라서 페이지를 생성한 후 오늘(ex_11월 14일) 만들었다면 DAILY TASK의 날짜 필터도 오늘(ex_11월 14일)로 변경해주셔야 과거 데이터를 항상 살펴볼 수 있습니다.

업무 일지 – MANAGER DB

마지막은 MANAGER DB입니다. 담당자 본인이 자기가 맡은 할 일과 프로젝트를 볼 수 있는 공간이죠. 본인의 이름을 클릭해서 들어가보죠.

본인의 페이지에 들어오면 자기가 담당하고 있는 프로젝트를 볼 수 있고, 이번주에 진행할 할 일을 타임라인과 캘린더 형태로 볼 수 있습니다. 그 아래에는 자신이 맡은 모든 업무를 보드 보기로 살펴보면서 진행 중, 피드백, 완료, 보류 등을 할 일을 조금 더 체계적으로 관리할 수 있습니다.

처음에 페이지를 생성할 때에는 사람 속성이 아니기 때문에 필터링이 걸려있지 않아 템플릿을 다운 받은 뒤 본인의 편의에 맞게 필터나 정렬을 변경하시면 됩니다.

자주 묻는 질문

Q. Free 버전과 Standard 버전은 뭐가 다른가요?

유튜브 영상은 Standard 버전입니다. Free 버전은 Standard를 가볍게 이용해볼 수 있는 버전으로 회의록 정도만 사용할 수 있습니다. 회의록 내부에 있는 데이터베이스는 서로 연결되어 있지 않기 때문에 주차별로 데이터가 연동되지 않습니다.

Q. 신규 PM을 추가하려면 어떻게 해야하나요?

아래의 이미지처럼 PROJECT DB, TASK DB에서 PM을 새로 생성해보세요.

아래 이미지처럼 신규 PM 페이지를 생성하고 PM 필터를 눌러보시면 새로 생성된 PM이 추가되신 걸 볼 수 있습니다.

현재 이미지에서는 선택 속성을 이용했지만, 사람 속성을 이용하시면 워크스페이스에 초대된 사람들끼리 볼 수 있으므로 더욱 편리합니다.

Q. 남은 일정 및 기간 수식 새롭게 업데이트하는 방법

주간 회의록에 들어가는 남은 기간과 소요 기간 수식을 업데이트했습니다. 이전에는 오늘 업무가 종료되어도 하루가 남는다고 표시되었거나, 하루가 남았는데 오늘이라고 표시되는 오류가 있었어요. 이 오류는 now() 함수를 사용했을 떄, 시, 분, 초까지 모두 반영했기 때문에 나타나는 오류였습니다. 아래 내용으로 업데이트하시면 여러분들이 예상했던대로 남은 기간과 소요 기간이 딱딱 표시될거예요!

가장 간단한 방법은 이미 구매하신 페이지에서 새롭게 복제해 가는 것입니다. 하지만 이미 업무 데이터가 쌓여있으셔서 새롭게 복제가 어려우신 분들은 아래를 따라해주세요.

아래 보이는 속성 이름이 일치해야 수식이 적용됩니다.

1. 표 보기를 추가해주세요. 그 후 아래 이미지와 같이 수식 | 시작일, 수식 | 종료일 속성을 추가하고 아래 수식을 복사/붙여넣기 해주세요.

수식 | 시작일

dateBetween(prop("시작일"), dateSubtract(dateSubtract(now(), toNumber(formatDate(now(), "HH")), "hours"), toNumber(formatDate(now(), "mm")), "minutes"), "days")

수식 | 종료일

dateBetween(prop("종료일"), dateSubtract(dateSubtract(now(), toNumber(formatDate(now(), "HH")), "hours"), toNumber(formatDate(now(), "mm")), "minutes"), "days")

2. 남은 기간 수식에 편집을 누르고 아래 코드를 붙여 넣어주세요.

(prop("수식 | 종료일") > 0) ? (format(prop("수식 | 종료일")) + "일 남음") : ((prop("수식 | 종료일") == 0) ? "D-DAY" : (format(abs(prop("수식 | 종료일"))) + "일 지남"))

3. 소요 기간 수식에 편집을 누르고 아래 코드를 입력해주세요.

format(dateBetween(prop("종료일"), dateSubtract(dateSubtract(prop("시작일"), toNumber(formatDate(prop("시작일"), "HH")), "hours"), toNumber(formatDate(prop("시작일"), "mm")), "minutes"), "days")) + "일"

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