업무 마감 시간을 잘 지키는 사람과 일을 늦게 끝마치는 사람의 차이. 이 둘의 차이는 할 일에 시작 시간과 마감 시간을 설정하지 않아서가 아니다. 내가 해당 업무를 처리하는 데 필요한 시간을 오차 없이 정확하게 파악(인지)하고 있느냐이다. 이것은 곧 그 사람의 업무 능력과도 상당히 관련 있다.

예를 들어, 회의 준비를 위해 ‘10분이면 되지 뭐’. 라고 생각해서 진짜 10분 만에 끝내는 사람이 있다. 이 사람은 해당 업무를 처리하기 위해 준비를 하면 업무 완료를 위한 변수가 동시에 떠오른다. 오늘은 어떤 회의인지, 회의실에 누가 들어오는지, 몇 명이 들어오는지, 이런 변수에 따라 ‘오늘 회의는 월례 회의라 60명이 들어오네? 조금 더 일찍 준비해야겠다.’라는 생각으로 회의 준비 시간을 10분에서 20분으로 설정하여 미리 시작하는 것이다.

반대로, 회의 준비를 위해 ‘10분이면 되지 뭐’라고 생각한 사람 중 변수가 떠오르지 않는다면, 지난주에 했던 회의인 줄 알고 10분 전에 도착해서 준비하다가 다른 팀원들이 들어와서 ‘오늘 월례 회의라 60명 참석하는데 아직도 이러고 있으면 어떻게 해’라는 말을 들을 수 있다.

일상의 예로는 우리 집에서 지하철역까지 걸어갈 때 평균 10분이 걸린다고 하면, 운이 좋지 않아서 신호등을 전부 다 걸려서 최대 13분이 걸린다. 그럼 10분 전이 아니라 13분 전에 나가야 나는 늦지 않을 수 있는 것이다. 버스를 이용하거나 거리가 멀어진다면 변수는 더욱 많아진다.

따라서 같은 업무를 처리하기 위한 변수(내용, 일정, 업무 완료 보고를 위한 대상이 누구인지 등)를 여러 방면으로 생각할 수 있는 사람이 업무 완료 시간을 객관적으로 파악할 수 있으며, 이는 할 일 마감 시간 설정과 동시에 최소 시작 시간을 설정할 수 있다.

정리하자면,
1. 일정은 시작 시간이 있다.
2. 할 일은 마감 시간만 있을 뿐 시작 시간이 없다.
3. 할 일은 우선순위에 따라 일정이 될 수도 있다. (시작 시각 부여)
4. 일을 제시간에 끝마치지 못하는 사람은 업무 처리 시간에 대해 객관적으로 인지를 못 하기 때문이다.
5. 객관적으로 인지를 못 하는 이유는 변수가 즉각적으로 떠오르지 않기 때문이다.

변수를 즉각적으로 떠올리게 하는 방법 중 가장 첫 번째는 경험이다. 회의 준비와 같은 일을 여러 번 겪어보면 성장하고 노력하는 사람이라면 해당 문제를 다시는 발생시키지 않기 위해 미리 생각하고 움직이며, 배워서 익힌다. 경력자들이 우대받는 이유다. 물론 경험만으로 성장을 못하는 사람들이 있다. 조금만 문제가 달라져도 다른 문제로 인지하는 것이다. 예를 들어 회의 준비가 회식 준비로 변경이 되면 완전히 다른 문제로 인지하는 것이다. (그런 사람도 있다) 이런 사람들은 단시간에 정말 많은 경험을 해야 하는데, 매번 새로운 경험이다 보니 경험해도 크게 달라지지 않는다.

두 번째 방법이자 이런 사람에 대한 해결책은 메모해야 한다. 일기를 쓰거나, 업무 일지를 씀으로써 오늘 있었던 일들에 대해 내가 경험한 것을 쓰고, 어떻게 해야 했는지, 다른 사람 같으면 어떻게 할 것 같은지 등 해결책이나 다음에 비슷한 상황에서는 어떻게 해야 할 지 최대한 많이 써보는 것. 그래야 머릿속에 조금이라도 남고, 가랑비에 옷을 적실 수 있다. 결국 기록이 기억을 지배하는 것이다.

할 일을 미루지 않기 위해서는
1. 마감 시간을 설정하고
2. 엄무 처리 완료 시간을 파악하고
3. 업무 처리를 위한 변수를 파악하여
4. 시작 시각을 설정하고
5. 반드시 실행한다.